KVKK Aydınlatma Metni
Kastamonu Fen Lisesi Mezunları Derneği (“Dernek”) olarak, mezunlarımızın ve okulumuz dostlarının bizimle paylaştığı kişisel verilerin güvenliğine önem veriyoruz. Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla hazırlanmıştır.
1. Veri sorumlusunun kimliği
Veri sorumlusu: Kastamonu Fen Lisesi Mezunları Derneği
Adres: Kastamonu Fen Lisesi Mezunları Derneği Kastamonu/Merkez
E-posta: bilgi@kasfender.org
Telefon: 905449019037
2. İşlenen kişisel veriler ve toplanma yöntemi
Kişisel verileriniz, yalnızca sitemizdeki bir formu kendi isteğinizle doldurmanız hâlinde, tamamen elektronik ortamda ve otomatik yollarla toplanır. Sitemizde ziyaretçi hesabı veya üyelik girişi bulunmaz; herhangi bir form doldurmadan sitede gezinmeniz hâlinde kimliğinizi belirlenebilir kılan bir veri toplanmaz.
a) İletişim formu
Ad soyad, e-posta adresi, mesaj konusu ve mesaj içeriği
Kötüye kullanımı önlemek amacıyla IP adresinizin geri döndürülemez biçimde özetlenmiş (hash) hâli. IP adresiniz ham olarak kaydedilmez.
b) Üyelik başvurusu formu
Ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası (isteğe bağlı), mezuniyet yılı, mesleğiniz, yaşadığınız şehir ve başvuru notunuz
T.C. kimlik numarası talep edilmez ve saklanmaz. Mezun dizininde yer almak isteyip istemediğiniz de bu formda ayrıca sorulur.
c) Etkinlik katılım formu
Ad soyad ve e-posta adresi (her etkinlikte sorulur)
Etkinliğe göre değişmek üzere telefon numarası, katılımcı sayısı ve notunuz
İlgili etkinliğe özel sorulan ek sorulara verdiğiniz cevaplar ve talep edilmişse yüklediğiniz belgeler
d) Mezun dizini
Mezun dizininde yer almak tamamen isteğe bağlıdır ve yalnızca açık rızanızla gerçekleşir. Dizinde ad soyadınız, mezuniyet yılınız, mesleğiniz, yaşadığınız şehir ve varsa paylaşmayı seçtiğiniz LinkedIn adresiniz görünür. E-posta adresiniz ve telefon numaranız dizinde hiçbir zaman yayımlanmaz. Kaydınızın kaldırılmasını dilediğiniz zaman talep edebilirsiniz.
e) Teknik kayıtlar ve çerezler
Sitemizin çalışması için zorunlu olan oturum ve güvenlik çerezleri ile barındırma sağlayıcımızın tuttuğu standart sunucu erişim kayıtları oluşur. Sitemizde reklam, pazarlama veya ziyaretçi analizi amaçlı izleme aracı kullanılmamaktadır. Ayrıntılar için Çerez Politikası sayfamızı inceleyebilirsiniz.
Formlarımızı otomatik (bot) gönderimlere karşı korumak amacıyla Google reCAPTCHA v3 hizmetinden yararlanılmaktadır. Bu hizmet, formu gönderdiğiniz anda IP adresinizi ve tarayıcınıza ilişkin teknik sinyalleri Google’a iletir (bkz. 5. bölüm).
3. Kişisel verilerin işlenme amaçları
İletişim taleplerinizin, soru ve önerilerinizin yanıtlanması
Dernek üyelik başvurularının değerlendirilmesi, sonucun tarafınıza bildirilmesi ve üyelik kayıtlarının tutulması
Etkinliklerimize katılım kayıtlarının alınması, kontenjan ve organizasyon planlaması, katılımcılarla etkinliğe ilişkin yazışma yapılması
Mezun dizini aracılığıyla mezunlar arasındaki iletişim ve dayanışmanın desteklenmesi
Dernek faaliyetlerinin mevzuata uygun biçimde yürütülmesi ve yasal defter ile kayıt yükümlülüklerinin yerine getirilmesi
Site ve form güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanım ile istenmeyen (spam) gönderimlerin önlenmesi
Kişisel verileriniz pazarlama amacıyla kullanılmaz; onayınız olmadan tarafınıza ticari elektronik ileti gönderilmez.
4. Kişisel verilerin işlenmesinin hukuki sebepleri
Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. maddesinde öngörülen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:
Açık rızanız (m. 5/1): Sitemizdeki formlarda onay kutusunu işaretleyerek verdiğiniz açık rıza. Mezun dizininde yer almanız yalnızca bu sebebe dayanır. Açık rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.
Sözleşmenin kurulması veya ifası (m. 5/2-c): Üyelik başvurunuzun ve etkinlik katılım kaydınızın işleme alınması.
Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (m. 5/2-ç): 5253 sayılı Dernekler Kanunu ve ilgili yönetmelik uyarınca tutulması zorunlu üye kayıt defteri ile diğer yasal kayıtlar.
Meşru menfaat (m. 5/2-f): Site ve form güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın ve istenmeyen gönderimlerin önlenmesi.
5. Kişisel verilerin aktarılması
Kişisel verileriniz satılmaz, kiralanmaz ve pazarlama amacıyla üçüncü kişilerle paylaşılmaz. Verileriniz yalnızca aşağıdaki hâllerde ve amaçla sınırlı olarak aktarılır:
Hizmet sağlayıcılarımıza: Sitemizin barındırıldığı sunucu (hosting) sağlayıcısı ve bildirim e-postalarının iletilmesinde kullanılan e-posta altyapısı.
Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına: Mevzuattan doğan bir talep veya yükümlülük bulunması hâlinde, talebin kapsamıyla sınırlı olarak.
Yurt dışına aktarım: Form güvenliği için kullanılan Google reCAPTCHA hizmeti kapsamında IP adresiniz ve tarayıcı bilgileriniz yurt dışında yerleşik Google LLC sunucularına aktarılır. Ayrıca veri kaybına karşı alınan sistem yedekleri, yalnızca yetkililerin erişebildiği şifreli arşiv dosyaları hâlinde yurt dışında konumlanmış bir bulut depolama hizmetinde saklanabilmektedir. Bu aktarımlar KVKK’nın 9. maddesi çerçevesinde gerçekleştirilir.
6. Saklama süreleri
İletişim formu mesajları: Talebiniz sonuçlandırılıp mesaj okundu olarak işaretlendikten 90 gün sonra otomatik olarak silinir.
Üyelik başvuruları: Üyeliğiniz devam ettiği sürece; başvurunun reddi veya üyelikten ayrılma hâlinde, ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı ve saklama süreleri boyunca.
Etkinlik katılım kayıtları ve yüklenen belgeler: Etkinliğin gerçekleşmesi ve mali/idari kayıtların tamamlanması için gereken süre boyunca; bu sürenin ardından silinir.
Mezun dizini kaydı: Siz aksini talep edene veya rızanızı geri alana kadar.
Sunucu erişim kayıtları: Barındırma sağlayıcımızın uyguladığı kısa süreli teknik saklama süresi boyunca.
Saklama süresi dolan veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
7. Aldığımız teknik ve idari tedbirler
Site ile aramızdaki tüm trafik HTTPS ile şifrelenir.
İletişim formu mesajları ile etkinlik katılım kayıtlarındaki kişisel veriler veritabanında şifreli olarak saklanır; veritabanına yetkisiz erişim hâlinde dahi bu alanlar okunamaz.
IP adresleri ham olarak değil, geri döndürülemez özet (hash) değeriyle tutulur.
Formlar üzerinden yüklenen belgeler, internetten doğrudan erişilemeyen bir alanda saklanır ve yalnızca yetkili dernek yöneticileri tarafından görüntülenebilir.
Yönetim paneline erişim rol bazlıdır; her yetkili yalnızca görevi gereği ihtiyaç duyduğu verilere erişir.
Veri minimizasyonu ilkesi gereği T.C. kimlik numarası toplanmaz ve mezun dizininde iletişim bilgisi yayımlanmaz.
Sistem yedekleri şifreli olarak alınır.
Kişisel verileriniz, yalnızca otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilerek hakkınızda bir sonuca varılması sonucunu doğuracak biçimde işlenmemektedir; profilleme veya otomatik karar verme uygulanmaz.
8. KVKK’nın 11. maddesi kapsamındaki haklarınız
Veri sorumlusu sıfatıyla bize başvurarak;
Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme,
KVKK’nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
9. Başvuru yöntemi
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca aşağıdaki yollardan biriyle iletebilirsiniz:
Yukarıda belirtilen dernek adresine ıslak imzalı yazılı dilekçe ile şahsen veya noter aracılığıyla,
Güvenli elektronik imza, mobil imza ya da kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi kullanılarak,
Daha önce derneğimize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinizden bilgi@kasfender.org adresine e-posta göndererek.
Başvurunuzda ad soyadınız, tebligata esas adresiniz, varsa e-posta adresiniz ve telefon numaranız ile talep konunuzun açıkça yer alması, yazılı başvurularda ayrıca imzanızın bulunması gerekmektedir.
Talebiniz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde; cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.
10. Metindeki değişiklikler
Bu aydınlatma metni, mevzuattaki değişiklikler ile sitemizde sunulan hizmetlerdeki güncellemeler doğrultusunda gözden geçirilebilir. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır.